¿Qué son los Servicios Administrados de Impresión?
La administración de sus impresoras a un proveedor externo puede aportar beneficios reales a empresas de todos los tamaños.
Tradicionalmente, las empresas compraban una gama de impresoras, escáneres y fotocopiadoras para los diferentes departamentos de la empresa, el equipo de TI generalmente es responsable del mantenimiento así como asegurarse de que la tinta y el tóner estén almacenados, el software y el hardware de la impresora funcione correctamente.
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Los administradores de TI y los responsables de la toma de decisiones hacen todo lo posible para adaptar la flota de impresoras a los requisitos empresariales, al tiempo que ofrecen capacidades de escaneo y gestión de documentos para minimizar el papeleo y reducir los costos.
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Aquí empieza el gran reto para el equipo de TI, ¿Cómo seleccionar el dispositivo correcto?, ¿Cómo asegurar que la inversión que se realiza se mantenga actualizada?, ¿el calculo de los costos relacionados al servicio incluye todo?, ¿Cómo medir su costo beneficio? ….. tantos cuestionamientos que involucran esta decisión.
Sin embargo, los servicios de impresión administrados (MPS por sus siglas en ingles) adoptan un enfoque diferente, ya que ofrecen capacidades de impresión, escaneo y copia no a través de un conjunto de productos, sino como un servicio completo. La implementación y la administración de todo el hardware se subcontratan a una sola compañía, el proveedor de MPS, que también maneja los consumibles y el mantenimiento, además de una estrategia de impresión y documentación, asesoramiento y soporte.
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Se trata de algo más que simplemente supervisar impresoras, y puede incluir impresoras, fotocopiadoras, máquinas de fax y cualquier otra cosa que genere papel. Un contrato MPS también suele incluir la gestión de todos los dispositivos de impresión y captura de datos internos.
Beneficios de los servicios de impresión gestionados
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Un beneficio obvio es que la carga de trabajo de compra, mantenimiento y actualización de las impresoras de la empresa pasa del equipo de TI interno al proveedor externo, pero el MPS también puede reducir los costos de impresión, ahorrar tiempo, transformar las prácticas de trabajo y aumentar la productividad.
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Otro beneficio es el ahorro de costos. Los proveedores de MPS buscan formas de racionalizar y consolidar sus impresoras, reemplazando muchas impresoras láser grandes y antiguas o dispositivos de un solo uso con un número menor de dispositivos más nuevos, mejor distribuidos, más rápidos o impresoras multifunción con todas las funciones necesarias incorporadas. reduzca el tamaño de su flota de impresoras sin comprometer la productividad.
Los proveedores de MPS también ayudan a reducir el desperdicio al ayudar a las empresas a utilizar mejor los modos de borrador de alta calidad, la impresión a doble cara y otras características que reducen la cantidad de tóner y papel que reciben.
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Debido a que es tarea del proveedor mantener las impresoras y mantenerlas funcionando con un flujo constante de suministros, MPS también puede ayudar a reducir los costos de soporte y liberar a su equipo de TI para dedicar tiempo a otros proyectos. Esto también minimiza el tiempo que los empleados pasan esperando a que se arreglen las impresoras o que elaboren la configuración correcta.
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Desventajas de los servicios de impresión administrados
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Si bien MPS puede ser ideal para algunas compañías, particularmente para aquellas que buscan trabajar de manera más flexible, también hay algunos casos, particularmente para organizaciones más pequeñas donde las MPS pueden ser más costosas que ejecutar y mantener sus propias impresoras. Para esta empresas pequeñas, se diseñan propuestas mas sencillas que les permita obtener una operación costo - beneficio adecuada.
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La confidencialidad puede ser un cuestionamiento normal con un sistema de impresión más centralizado. Para las personas que manejan datos y documentos confidenciales, tener impresoras individuales en áreas más privadas de la oficina puede tener más sentido para poder imprimir documentos más confidenciales sin preocuparse de que se pierdan o se extravíen en una impresora centralizada, sin embargo, el la mayoría de los dispositivos ofrecen la impresión segura, donde el usuario tendrá una carpeta personalizada que a través de un PIN accede a su información y no será impresa hasta la presencia del usuario.
Algunos proveedores de MPS incluyen cláusulas en los contratos que impiden que usted o sus empleados reemplacen el hardware de la impresora por su cuenta, lo que puede causar demoras en caso de que ocurra un problema. Por ello debe asegurar el contar con un servicio donde sus niveles de atención sean los adecuados a su operación y que el diseño de la instalación de los dispositivos sean con una estrategia que permita asegurar la continuidad de la operación.
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Impulsando la productividad.
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Los proveedores de MPS saben todo acerca de la impresión, pero también son expertos en escaneo y gestión de documentos. Eso los coloca en un buen lugar para recomendar nuevos procesos o prácticas de trabajo que pueden ayudarlo a reducir el desperdicio, reducir el almacenamiento de archivos en papel y compartir información de manera más efectiva.
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También pueden ayudar a admitir la impresión y el escaneo desde dispositivos móviles, o incluso desde fuera de la oficina, a través de la nube. Esto permite un estilo de trabajo más flexible, al brindarles a los trabajadores la gama completa de capacidades de impresión y escaneado, o permitir que los usuarios impriman en la impresora más cercana desde cualquier lugar.
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En estudios recientes se ha estimado que el simple hecho de pasar de las impresoras autogestionadas a MPS puede ahorrarle a una empresa el 30% de sus costos de impresión, y hay un margen para ir más allá al repensar cómo se usa la impresión en la empresa.
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MPS hace que los costos de impresión sean predecibles y puede liberar espacio de oficina desperdiciado en impresoras y copias voluminosas para que tenga la libertad de darle un uso más productivo.
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¿Cuál es el reto de seleccionar un Servicio Administrado de Impresión?
El principal reto de la correcta selección de un Servicio Administrado de Impresión, es contar con un proveedor que agregue valor a tu operación.
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Contratar únicamente equipos que te permitan imprimir de manera básica y tradicional, no es un MPS, puede ser que mejoren tu opción actual, pero siempre se debe buscar un servicio que genere cambios a lo tradicional.
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"Si buscas resultados distintos, no hagas siempre los mismo" Albert Einstein
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MPS busca siempre la optimización de procesos de documentos que tienen un impacto directo con la productividad de las personas, enfocando su atención en 5 principales objetivos que son:
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